Esta es una versión anterior, archivada para consulta. La versión vigente está en condiciones del servicio y contrato de encargado del tratamiento.

Condiciones del servicio y contrato de encargado del tratamiento

1. Quién presta el servicio

LuxClinic AI es el nombre comercial del servicio. Lo presta Karen Tatiana Lara Gómez, persona física, con DNI 50325642D, que es la responsable legal del servicio y la encargada del tratamiento de los datos (en adelante, «LuxClinic AI»). Para cualquier consulta sobre estas condiciones o sobre protección de datos podéis escribir a info@luxclinicai.com.

Estas condiciones las acepta la clínica que se da de alta en el formulario de onboarding (en adelante, «la clínica»). Quien las acepta declara que puede representar a la clínica.

2. Qué incluye el servicio

• Un agente de inteligencia artificial que responde por WhatsApp a los pacientes de la clínica con la información que la clínica le facilita (servicios, precios, horarios, políticas), agenda, cambia y cancela citas y transcribe audios.
• Recordatorios de cita y avisos a la clínica (en el panel, por correo o por WhatsApp).
• Un panel web para la clínica: calendario, agenda, servicios, profesionales, notificaciones, resumen semanal y ajustes.
• Funciones opcionales que la clínica activa o contrata aparte: ciclo del paciente (mensajes después de la cita), depósito para reservar y otros extras que se indiquen en el panel.

El agente se configura con los datos que la clínica aporta en el alta y en el panel. La clínica debe revisar que son correctos, en especial los servicios, precios y duraciones, y mantenerlos al día.

3. Prueba gratuita, planes y pago

• La prueba gratuita dura 30 días desde el alta. No se cobra nada durante la prueba.
• Al terminar la prueba, el agente y el ciclo del paciente siguen funcionando 48 horas más. Pasado ese plazo se pausan hasta que la clínica elija un plan. Los datos se conservan durante la pausa (ver apartado 7).
• Los planes, su precio y lo que incluye cada uno (por ejemplo, el número de mensajes del agente por periodo mensual en el plan Starter) son los que aparecen en Ajustes > Suscripción del panel al contratar. El pago se hace con tarjeta a través de Stripe, que actúa como proveedor de pagos; LuxClinic AI no ve ni guarda los datos de la tarjeta.
• La suscripción se renueva automáticamente en cada periodo (mensual o anual, según el plan elegido) hasta que la clínica la cancele, cosa que puede hacer en cualquier momento desde Ajustes > Suscripción.
• Si un pago falla, el agente puede pausarse hasta que se regularice. Se reactiva al pagar.

4. Obligaciones de la clínica

• Usar el servicio de acuerdo con la ley y con estas condiciones.
• Conectar un número de WhatsApp del que sea titular o que esté autorizada a usar, y no usarlo a la vez en otra herramienta que controle la misma sesión.
• Informar a sus pacientes y recoger su consentimiento cuando sea necesario, tal como se describe en el compromiso de información y consentimiento para WhatsApp.
• Revisar la información que da el agente (servicios, precios, políticas) y corregirla en el panel cuando cambie.
• Custodiar los accesos al panel, no compartir cuentas y retirar el acceso a quien deje la clínica.
• No usar el servicio para enviar publicidad masiva no solicitada.

5. Límites del agente de IA y del canal WhatsApp

• El agente es un sistema automático y puede equivocarse. No da consejo médico ni diagnósticos; ante dudas clínicas deriva al equipo de la clínica. La clínica puede pausarlo en cualquier momento desde el panel.
• La conexión con WhatsApp no se hace con la API oficial de WhatsApp Business. WhatsApp (Meta) puede limitar o bloquear un número que considere que incumple sus condiciones. LuxClinic AI aplica límites de envío para reducir ese riesgo, pero no puede garantizar que no ocurra ni responde de las decisiones de Meta.
• LuxClinic AI pone medios razonables para que el servicio funcione de forma continua, pero puede haber interrupciones por mantenimiento, fallos de proveedores o causas ajenas.

6. Responsabilidad

Cada parte responde de los daños que cause por incumplir estas condiciones o la normativa. En materia de protección de datos, cada parte responde según el artículo 82 del RGPD. LuxClinic AI no responde de la información que la clínica facilita al agente ni de las decisiones que la clínica tome con ella.

7. Duración, baja y datos al terminar

El contrato dura mientras la clínica tenga el servicio (prueba o suscripción). Al terminar, LuxClinic AI devuelve a la clínica, si lo pide, sus citas y los datos de sus pacientes en un formato estándar y los suprime después en un máximo de 30 días, salvo lo que una ley obligue a conservar, que quedará bloqueado. Las copias de seguridad se eliminan en su ciclo normal de rotación.

8. Contrato de encargado del tratamiento (art. 28 RGPD)

Para prestar el servicio, LuxClinic AI trata por cuenta de la clínica datos personales de sus pacientes. La clínica es la responsable del tratamiento y LuxClinic AI la encargada. Este apartado es el contrato que exige el artículo 28 del Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD) y la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD).

8.1 Datos, interesados y finalidad

Interesados: pacientes y contactos de la clínica, y su personal. Finalidad: atender consultas, gestionar citas, enviar recordatorios y los mensajes que la clínica active, avisar a la clínica y elaborar estadísticas agregadas del servicio.

Datos de salud: el agente no pide historial clínico, pero un paciente puede mencionar un tratamiento o un motivo de consulta. Por prudencia, esos datos se tratan como categoría especial (artículo 9 del RGPD).

8.2 Obligaciones de LuxClinic AI como encargada

• Tratar los datos solo siguiendo las instrucciones documentadas de la clínica (estas condiciones y la configuración del panel), y avisarla si una instrucción infringe la normativa.
• Garantizar que quien trata los datos se ha comprometido a la confidencialidad.
• Aplicar las medidas de seguridad del apartado 8.3.
• Recurrir a subencargados solo en las condiciones del apartado 8.4.
• Ayudar a la clínica a atender los derechos de los pacientes, a gestionar brechas de seguridad y, si hace falta, a evaluar el impacto del tratamiento.
• Devolver o suprimir los datos al terminar el servicio (apartado 7).
• Poner a disposición de la clínica la información necesaria para demostrar el cumplimiento y permitir auditorías razonables, con preaviso de 30 días y como máximo una al año salvo tras un incidente.
• No usar los datos para fines propios ni para entrenar modelos de inteligencia artificial propios o de terceros.

8.3 Medidas de seguridad

• Aislamiento entre clínicas: cada dato lleva el identificador de su clínica y la base de datos impide leer datos de otra (seguridad por filas).
• Control de acceso por rol (propietario y personal) y acciones sensibles reservadas al propietario.
• Conexiones cifradas (HTTPS) en el panel, la base de datos y las APIs.
• Claves de servicio guardadas solo en el servidor y rotadas si se exponen.
• Registro de quién crea, cambia o cancela cada cita.
• Topes y horarios de envío de mensajes, y baja del paciente en cualquier momento.

8.4 Subencargados

La clínica autoriza con carácter general a estos subencargados. LuxClinic AI avisará de cualquier cambio con 15 días de antelación y la clínica podrá oponerse por motivos razonables.

WhatsApp (Meta) es el canal que elige la clínica y la conversación viaja por su red. Cuando un subencargado esté fuera del Espacio Económico Europeo, LuxClinic AI exige las garantías del capítulo V del RGPD.

8.5 Brechas de seguridad y derechos

• LuxClinic AI avisará a la clínica de una brecha de seguridad que afecte a sus datos en un máximo de 48 horas desde que la conozca, con lo que se sepa: qué ha pasado, qué datos y cuántos pacientes se ven afectados, consecuencias probables y medidas tomadas.
• Si un paciente ejerce un derecho ante LuxClinic AI, se lo comunicaremos a la clínica en un máximo de 5 días hábiles y no responderemos por nuestra cuenta.

8.6 Obligaciones de la clínica como responsable

• Contar con una base jurídica para cada tratamiento y responder de su legalidad.
• Informar a los pacientes (artículos 13 y 14 del RGPD), también de que les atiende un asistente automático de IA, y recoger su consentimiento cuando haga falta. Lo detalla el compromiso de información y consentimiento para WhatsApp.
• Valorar si necesita una evaluación de impacto o un delegado de protección de datos.

9. Cambios, ley aplicable y aceptación

Si cambiamos estas condiciones, publicaremos una versión nueva en esta dirección con su fecha y os avisaremos con al menos 15 días de antelación. Si no estáis de acuerdo, podéis cancelar el servicio antes de que entre en vigor. Se aplica la legislación española.

La clínica acepta esta versión al marcar la casilla correspondiente en el formulario de alta. Guardamos como evidencia el texto aceptado, la fecha y hora y el correo de quien lo envió.